Новини

📑Paperless

26.07 2021


🔺Згідно до ст. 5 ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» основним критерієм електронного документу є форма, тому що інформація фіксується за допомогою електронних даних. 🖥Електронний документ може існувати на різних носіях чи надсилатись різним адресатам і кожен із примірників буде мати силу оригіналу.
💻Електронний документообіг – це сукупність технологій, за допомогою якого створюються, оброблюються, передаються, зберігаються, використовуються та знищуються електронні документи.

🔺Верховна рада на засіданні 1️⃣5️⃣ липня підтримала у другому читанні законопроєкт №5495 «Про особливості надання електронних публічних послуг». Про це повідомляється на порталі ВР.
📖Закон визначає правові засади реалізації прав, свобод і законних інтересів фізичних та юридичних осіб у сфері надання електронних публічних послуг, а також особливості їх надання.
🔺Норми цього документу зобов’яжуть держструктури надавати публічні послуги в електронній формі.

⚖️Закон набере чинності через 3️⃣ місяці з дня його опублікування. Кабінет міністрів України за цей час має👇:
🔹затвердити план заходів щодо переведення публічних послуг в електронну форму;
🔹забезпечити розроблення та затвердження нормативно-правових актів;
🔹привести свої нормативно-правові акти, а також міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, у відповідність із законом.

Законом вперше впроваджується поняття ☝️«електронна публічна послуга», яка визначається як послуга, що надається органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями, які перебувають в їх управлінні, у тому числі адміністративна послуга (у тому числі в автоматичному режимі), яка надається з використанням інформаційно-телекомунікаційних систем на підставі заяви (звернення, запиту), поданої у електронній формі з використанням інформаційно-телекомунікаційних систем (у тому числі з використанням Єдиного державного веб-порталу електронних послуг) або без подання такої заяви (звернення, запиту).
🔺Поняття автоматичного режиму надання електронної публічної послуги, при якому зазначена послуга надається без участі суб’єкта надання публічної послуги з використанням програмних засобів національних електронних інформаційних ресурсів.

‼️Зазначу, якщо законодавством для отримання публічної (електронної публічної) послуги вимагається подання документів та/або інформації, що міститься в інформаційно-телекомунікаційних системах, такі документи та/або інформація не подаються, а в заяві (зверненні, запиті) про надання публічної (електронної публічної) послуги зазначаються відомості, необхідні для надання такої послуги.
У такому випадку документи та/або інформація, необхідні для надання відповідної публічної (електронної публічної) послуги, отримуються суб’єктом надання публічних (електронних публічних) послуг
‼️У випадку, якщо законодавством для отримання публічної послуги вимагається подання суб’єктом звернення заяви та документів у паперовій формі особисто, для надання електронних публічних послуг належним дотриманням цієї вимоги вважається подання таких документів з використанням відповідних інформаційно-телекомунікаційних систем (у тому числі через Єдиний державний веб-порталу електронних послуг), оформлених відповідно до вимог законодавства у сфері електронних документів та електронного документообігу, а також у сфері електронних довірчих послуг. Також цивільну дієздатність і правоздатність особи, яка отримує послугу, можна буде перевіряти з відповідних реєстрів.

☝️Отже, щоб отримати держпослугу, українцям не доведеться подавати документи або інформацію, якщо вона вже є у державних реєстрах і базах.
✍️Пресслужба Міністерства цифрової трансформації у Facebook повідомила, що після ухвалення закону відомство працюватиме в чотирьох напрямах.
🔸оцифрування всіх важливих для українців документів;
🔸вдосконалення системи електронного документообігу;
🔸створення електронних послуг для всіх життєвих ситуацій.
☝️Що ж до електронного документообігу в компаніях, то зараз, особливо, після пандемії, бізнес активно переходе на дистанційний режим й автоматизує процеси обміну як внутрішньої, так і зовнішньої документації.

‼️Важливою складовою успішного ведення бізнесу є ефективне інформаційне та документаційне забезпечення підприємства, тому для впровадження електронного документообігу потрібно👇:
🔻проаналізувати шляхи проходження документів всередині компанії та підготуватися до подальшої автоматизації процесів;
🔻визначитись з програмним продуктом, який забезпечить обмін електронними документами. Серед найпопулярніших – M.E.Doc, ВЧАСНО, Flydoc, COTA, API, FREDO, Document.Online.
🔻затвердити інструкцію по роботі з електронними документами, в якій передбачити детальний порядок створенням, підписанням, переданням, отриманням і зберіганням таких документів;
🔻документально оформити перелік працівників, які будуть працювати з електронними документами;
🔻забезпечити працівників залучених до електронного документообігу, кваліфікованими електронними підписами (КЕП). Нагадаю, що відповідно до законодавства, документи з накладеним КЕП є оригіналами документів так само, як і аналогічні паперові версії документів з власноручним підписом;
🔻повідомити контрагентів про перехід на електронний документообіг. Зазначу, що можливість складання первинних документів в електронному вигляді варто передбачити у договорах із контрагентами.

☝️Отже, в епоху тотальної диджиталізації переваги електронного документообігу очевидні, а саме👇:
▪️оптимізації всіх паперових процесів;
▪️заощадження часу та грошей;
▪️скорочення фінансових витрат;
▪️швидкість та зручність опрацювання документів;
▪️створення електронного архіву підприємства;
▪️мінімізація використання паперу.

Facebook