Новости

КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ ФЛП: что будут проверять!?

4.06 2019


При приеме на работу сотрудников, физическим лицам-предпринимателям нужно выполнять требования трудового законодательства, ведь если предприниматель использует труд физических лиц, он является работодателем (п. п. 14.1.222 НКУ, ч. 1 ст. 1 Закона Украины «Об организациях работодателей»). ФЛП нужно иметь почти те же кадровые документы, что и юридическим лицам, но есть определенные различия.

Итак, среди основных кадровых документов, которые есть у предпринимателя, согласно требованиям трудового законодательства, должны быть:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка. Это разработанный работодателем в установленном порядке документ, регламентирующий организацию труда, с помощью которого обеспечивается соблюдение трудовой дисциплины и нормативное поведение работников. Необходимость утверждения (общим собранием трудового коллектива) Правил ВТР на каждом предприятии, учреждении, организации, предусмотрено статьей 142 КЗоТ Украины. Решение трудового коллектива оформляется протоколом.
  2. Положение об оплате труда и премировании. Это локальный нормативный документ, в котором отражаются принципы формирования и начисления заработной платы, премиальных и других выплат в соответствии с требованиями действующего законодательства, с учетом специфики работы и условий труда. Работодатель обязан согласовать вопросы оплаты труда с уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом (ст. 97 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ), ч. 1 ст. 15 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.1995 г. № 108/95 –ВР.) Таким образом, возникает следующий документ, который должен быть в ФЛП.
  3. Протоколы общих собраний трудового коллектива. Этими протоколами утверждаются Правила внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда и премировании, избирается уполномоченный по социальному страхованию и др.
  4. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, отражающий структуру компании, численность отделов, сотрудников, а также размер их заработной платы. Разработка штатного расписания должна осуществляться с учетом требований Классификатора профессий ДК 003-2010. Срок хранения составляет три года. Количество и периодичность изменений штатного расписания в течение текущего года не ограничено.
  5. Графики отпусков. Из норм ч. 4 ст. 79КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках следует, что график отпусков должен быть на любом предприятии. В этих нормах без альтернатив утверждается: «очередность предоставления отпусков определяется графиками, которые утверждаются собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом, и доводится до сведения всех работников».
  6. Личные карточки П-2 на работников. Типовая форма утверждена приказом Госкомстата и Министерства обороны Украины от 25 декабря 2009 г. № 495/656. Картотека П-2 — один из основных инструментов кадровика и вместилище персональных данных. Личные карточки ведут на постоянных и временных сотрудников, работающих на условиях контракта, и тех, кого приняли на сезонную работу.
  7. Табель учета рабочего времени (2 в месяц) — это поименный список с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода.
  8. Трудовые договоры с наемными работниками. Приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260, утверждена форма трудового договора между работником и физическим лицом, использующим наемный труд. Рекомендуем из этой формы убрать строки, которые раньше заполнялись центром занятости, поскольку при приеме на работу регистрировать трудовые договоры в центре занятости не требуется. Теперь нумерацию заключенных трудовых договоров предприниматель ведет самостоятельно.
  9. Журнал регистрации трудовых договоров. После подписания трудового договора обеими сторонами его необходимо зарегистрировать. В журнале работник ставит подпись о том, что получил свой экземпляр трудового договора.
  10. Уведомление ГФС о принятии работников. Сообщение подается предпринимателем в налоговую службу по месту учета в качестве плательщика ЕСВ. По разработанной форме, до начала работы сотрудника, согласно заключенному трудовому договору. То есть уведомления необходимо подавать во время каждого принятия работников.
  11. Приказы по кадровым вопросам. К приказам по кадровым вопросам относятся приказы о: приеме на работу (назначение на должность), переводе (перемещение) на другую должность (работу), увольнении (прекращение трудового договора), совместительстве, изменении биографических данных (фамилии, имени и т.д.), поощрении (награждение, премирование), наложении дисциплинарного взыскания, предоставлении материальной (благотворительной) помощи, предоставлении отпусков (основного, дополнительного, учебного, по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы и т.п.), командировках.
  12. Должностные инструкции — это документ, который регламентирует организационно-правовой статус работников и определяет их конкретные задачи и обязанности, права, полномочия, ответственность, знания и квалификацию, которые необходимы для обеспечения эффективной работы сотрудников. Структура, содержание разделов должностной инструкции, определены в Общих положениях выпуска 1 Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденного приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29 декабря 2004 года № 336 (далее — СКХП).
  13. Трудовые книжки — это основной документ о трудовой деятельности работника, подтверждающий страж работы, а также позволяющий владельцу при приеме на работу иметь представление об опыте работы сотрудника. Необходимо в течение 5 дней после принятия сделать запись в трудовой книжке. Порядок ведения трудовых книжек регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минюста, Минтруда, Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58 (далее — Инструкция № 58).
  14. Документы по социальному страхованию (избрание комиссии или уполномоченного, протоколы заседания). В соответствии с пунктом 3 статьи 30 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.1999 г. № 1105-XIV в редакции Закона Украины от 28.12.2014 г.№ 77 решение о назначении материального обеспечения и предоставления социальных услуг по страхованию в связи с временной потерей трудоспособности, принимается комиссией (уполномоченным) по социальному страхованию. В состав комиссии по социальному страхованию входят представители администрации и застрахованных лиц, делегируются каждой представительной стороной самостоятельно в равном количестве, в зависимости от численности застрахованных лиц в организации. Срок полномочий членов комиссии и их количество от каждой стороны устанавливается общим решением представительных сторон (ограничений, касающихся минимального или максимального количества членов комиссии законодательством не установлено).

Таким образом, если у Вас будут оформлены и заполнены в соответствии с требованиями действующего законодательства все перечисленные документы, вы спокойно можете встречать проверки Гоструда.